+7 (499) 653-60-72 Доб. 417Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 929Санкт-Петербург и область

Образец протакола втутреннего совещания

Образец протакола втутреннего совещания

Протокол — это документ, призванный зафиксировать факт собрания группы лиц для того, чтобы решить определенный вопрос и исход такого совещания. При ведении протокола происходит документирование встречи группы лиц, собирающихся вместе для решения проблемы, либо для обсуждения вопроса. Применяется так же при конференциях, семинарах и прочих собраниях. Совещание — инструмент распорядительной и управленческой деятельности в организации, имеет большое значение для анализа обстановки в компании. А так же помогает учитывать мнение всего коллектива, продуктивно взаимодействовать отделам организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Протокол совещания

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Лекция 4.2. Деловое совещание. Этикет делового пространства

Несоответствие — невыполнение установленных требований. Аудитор должен уметь идентифицировать и классифицировав несоответствие по его значимости. Идентификация несоответствия — установление его принадлежности к определенному виду по признаку невыполнения конкретного требования. Обнаруженное несоответствие может быть отнесено к значительному или незначительному. Значительным несоответствием считается невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое оказывает отрицательное влияние на качество продукции или функционирование системы качества и должно быть устранено в кратчайший срок.

Примеры значительных несоответствий: любое несоответствие, которое может привести к ухудшению качества продукции или функционирования системы качества; использование средства измерения с истекшим сроком аттестации; необоснованное отсутствие элемента системы качества, установленного соответствующим стандартом; требования документированной процедуры не выполняются в полном объеме; регистрируемые данные о качестве не дают представления о фактическом состоянии объекта аудита; фактически более низкая квалификация работника, выполняющего ответственную операцию техпроцесса, чем это требуется; использование несанкционированной документации по качеству.

Незначительное несоответствие — невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое может оказать отрицательное влияние на качество продукции и функционирование системы качества или привести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено.

Такое несоответствие представляет собой небольшую ошибку или недочет, но не проблему, требующую немедленного решения. Примеры незначительных несоответствий: политика в области качества носит рекламный, недостаточно конкретный характер; единичные случаи невыполнения одного из положений документа системы качества; несоблюдение установленных сроков аттестации сотрудников службы качества; отдельные нечеткие записи при регистрации контроля или испытаний; отсутствие подписи под протоколом испытаний.

Несоответствие, характеризуемое значительным расхождением между планируемым желаемым, предполагаемым и фактическим наблюдаемым состоянием объекта качества и требующее для его устранения специальных исследований, принято считать проблемой качества. Любая проблема качества может рассматриваться как несоответствие, но не любое несоответствие представляет собой проблему качества. Наряду с фиксацией несоответствий, аудитор в ходе аудита делает замечания, т.

При этом в протоколе должны быть отмечены: время и место обнаружения; значимость несоответствия; ссылка на нарушение требований определенного документаи причины несоответствия. Протокол о несоответствии не должен содержать ни мнений аудитора, ни его рекомендаций или тем более каких-либо директив указаний.

Общение — способ поддержания отношений человека с другими людьми, основанный на передаче и обработке информации. Для того, чтобы сделать свое общение результативным, аудитор должен правильно интерпретировать все сигналы, которыми он обменивается с сотрудниками аудитируемого подразделения.

По данным психологов процесс общения осуществляется через: Внимание! Для аудитора важны не только слова собеседника, но и выражение его лица, и интонация речи, и поза, и даже малозаметные жесты. Эти составляющие общения способны передать самые тонкие оттенки чувств и настроения собеседника. По ним можно определить дружелюбие и враждебность, уважение и неуважение, доверие и настороженность, заинтересованность и равнодушие, спокойствие и беспокойство тревогу, гнев.

Таким образом он формально подтверждает свою готовность соблюдать установленные этические правила и нормы подобно тому, как это делают врачи, давая знаменитую клятву Гиппократа. Аудитор несет моральную ответственность за: недобросовестное исполнение своих обязанностей; использование своего служебного положения в корыстных целях; использование информации, полученной в ходе аудита, в ущерб репутации аудитируемого подразделения.

Аудитор должен завоевать авторитет и поддерживать его у персонала аудитируемого подразделения. Основными факторами поддержания должного авторитета являются: сдержанность и уравновешенность суждений; уважительное отношение к персоналу аудитируемого подразделения; приветливость и доброжелательность; корректность обращения с сотрудниками аудитируемого подразделения; способность в конфликтных ситуациях сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваясь эмоциям, и избегать агрессивности со своей стороны.

Независимо от характера отношений с персоналом аудитируемого подразделения в целом и отдельными его сотрудниками и независимо от своих ощущений, аудитор должен строить свое поведение с ними таким образом, чтобы это обеспечивало успех аудита.

Аудитор должен быть готов к тому, что у аудитируемого подразделения могут быть свои внутренние проблемы, и это может быть причиной отрицательного отношения к аудиту.

В своей работе аудитор может столкнуться и с явно враждебным отношением к себе и деструктивным поведением аудитируемого. Он должен быть готов к этому и иметь в своем арсенале методы и приемы, позволяющие изменить подобную ситуацию в свою пользу.

Восемнадцать рекомендаций аудитору по психологии поведения в ходе аудита: 1. Изначально аудитор должен быть настроен на положительный результат аудита. Каждый раз, приступая к аудиту, аудитор должен исходить из предположения, что объект его обследования организован и функционирует в соответствии с предъявляемыми к нему требованиями. Это подобно презумпции невиновности, под которой в правовой практике понимается признание факта юридической достоверности, пока не будет доказано обратное.

Всем своим поведением аудитор должен демонстрировать сотрудникам аудитируемого подразделения, что свою главную задачу он видит в сборе убедительных доказательств и в представлении объективного заключения о состоянии аудитируемого объекта, а не в обнаружении несоответствий. Такая позиция способствует повышению доверия к работе аудитора со стороны персонала аудитируемого подразделения и обеспечивает большую открытость при представлении ему информации о состоянии аудитируемого объекта. Аудитор должен уметь убедить сотрудников аудитируемого подразделения, что проведение аудита выгодно для подразделения.

Аудитор должен доказывать, что устранение причин каждого обнаруженного в ходе аудита несоответствия будет способствовать улучшению деятельности аудитируемого подразделения. Чем успешнее будет решаться эта задача аудитора, тем эффективнее будет его взаимодействие с сотрудниками аудитируемого подразделения. Предметом аудита является деятельность в системе управления качеством, а не осуществляющие ее сотрудники.

Аудитор ищет факты, а не несоответствия и их виновников. Он анализирует и оценивает факты, а не личные достоинства и недостатки сотрудников. В соответствии с этим аудитор не должен вступать в обсуждение поведения тех или иных сотрудников предприятия и в определение степени их виновности в обнаруженных несоответствиях.

Аудитор должен уметь слушать. Внимательно слушая собеседника, аудитор не только получает нужную ему информацию, но и внушает собеседнику доверие, располагая его к себе. В ходе общения аудитору следует полностью концентрироваться на высказываниях собеседника. Длительные или особо важные высказывания собеседника целесообразно подытоживать — чтобы получить подтверждение собеседника в правильности понимания. Это позволяет избежать недоразумений, связанных с неправильным пониманием собеседника, и продемонстрировать ему, что сказанное им вызывает интерес у аудитора.

Аудитор не должен бояться молчания собеседника. Целесообразно дать собеседнику время подумать и использовать возникшую паузу, чтобы передать собеседнику заинтересованность в его информации и потребность узнать больше. Аудитор должен направлять беседу опрос в нужное русло по заранее обдуманному плану.

Не следует допускать ситуации, способной сбить его с толку. Для этого беседу лучше вести конкретно, не отвлекаясь на посторонние темы, не допускать общих фраз. Время от времени целесообразно делать короткие перерывы, в ходе которых можно расслабиться, поговорить о не относящихся к делу вещах.

В любых ситуациях следует сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваясь эмоциям. Надо терпеть отговорки или запальчивость собеседника. И тем более следует избегать агрессивности со своей стороны. Нельзя вступать в открытый и грубый спор с собеседником, даже если он явно не прав и продолжает настаивать на своей точке зрения: психологи свидетельствуют, что эмоциональный спор никого не убеждает, а лишь вызывает раздражение спорящих и заводит их общение в тупик. Аудитору не следует акцентировать внимание сотрудников аудитируемого подразделения только на негативных положениях, обнаруженных в ходе аудита.

Целесообразно отмечать и позитивные моменты с тем, чтобы не лишать проверяемых побудительных мотивов к улучшению работы. При оценке значимости обнаруженных несоответствий аудитор должен прислушиваться к мнению профессионалов. Главное — обнаружение несоответствия, а не определение его значимости.

В сомнительном же случае обнаруженное несоответствие следует отметить без определения его значимости. Общаясь с аудитируемым персоналом, аудитор должен создавать атмосферу доброжелательности и сотрудничества.

Никогда не следует демонстрировать свою независимость по отношению к персоналу, что может стать причиной отчуждения и недоброжелательности. Наоборот, необходимо всячески способствовать возникновению и углублению общих профессиональных интересов между собой и персоналом. Целесообразно мысленно ставить себя на место аудитируемого и помнить о том, что никто не любит находиться в этой роли. Аудитор не должен предумышленно демонстрировать свою эрудицию или экзаменовать проверять грамотность собеседника.

Аудитор должен побуждать своих собеседников к поиску правильных решений. Это достигается путем разъяснения допущенных ошибок. Побуждая собеседников к поиску правильных решений, аудитор не только повышает свой авторитет в их глазах, но и подтверждает тезис о том, что аудит выгоден аудитируемому подразделению. Если аудитору не удается избежать спора, ему следует сохранять выдержку и продемонстрировать профессиональные знания и доказательность своих суждений.

Аудитор должен признавать и одобрять все, заслуживающее доверия. Подозрительность, сомнения не должны брать верх над объективностью оценок аудитора.

Во всех случаях, когда, например, аудитором установлена эффективность неформальных процедур, они должны быть одобрены и рекомендованы для надлежащего документирования.

При этом целесообразно, чтобы положительная оценка аудитора была сделана публично, например, на заключительном совещании. Аудитор не должен бояться хвалить. Аудитору следует избегать резкого тона замечаний и оценок. Следует избегать формулировок, осложняющих беседу. В ходе общения с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор должен избегать критических замечаний и советов, реализация которых может повлечь за собой серьезные изменения в работе подразделения.

Такие замечания и советы могут быть обсуждены с руководителем подразделения на заключительном совещании. Аудитор должен быть готов к различным уловкам персонала аудитируемого подразделения, ведущим к потере времени и отвлечению от решения стоящих перед аудитором задач.

Это может выражаться в попытках вовлечь аудитора в разговоры на отвлеченные темы, заставить аудитора ждать прихода сотрудников для беседы или предъявления необходимых документов, приукрасить состояние дел перед началом аудита и др. При открытом противодействии или личной враждебности по отношению к аудитору со стороны сотрудников аудитируемого подразделения аудитор должен об этом проинформировать главного аудитора или руководителя службы качества. Получив такую информацию, главный аудитор руководитель службы качества должен принять меры, чтобы аудит был завершен, хотя бы и другим аудитором.

Ведет заключительное совещание главный аудитор. Совещание протоколируется одним из членов аудиторской группы. Главный аудитор знакомит персонал с заключением аудиторской группы, содержащим: обнаруженные несоответствия и замечания; выводы относительно эффективности деятельности подразделения в системе качества; рекомендации по улучшению осуществляемой деятельности. Разногласия, которые могут возникнуть в ходе заключительного совещания между аудиторской группой и аудитируемым подразделением, должны быть разрешены до того, как будет составлен итоговый официальный отчет об аудите.

Окончательные решения по важности и содержанию выводов аудита остаются за главным аудитором, хотя с этим решением может не согласиться руководитель аудитируемого подразделения. В заключение совещания главный аудитор должен поблагодарить подразделение за оказанную помощь и сотрудничество, отметить лиц, оказавших конкретную помощь. Так как аудит носит выборочный характер, то не следует делать вывод о том, что в местах, которые не подверглись аудиту, нет недостатков. По решению главного аудитора заключительное совещание может быть заменено на обсуждение заключения об аудите с руководителем аудитируемого подразделения.

Итоговый отчет об аудите На основе отчетов аудиторов и своих данных главный аудитор готовит итоговый отчет. Рекомендации по составлению итогового отчета. Группа аудиторов должна просмотреть отчет на предмет правильности его содержания.

Аудиторы могут подписать отчет, а главный аудитор обязан это сделать. В качестве приложения к отчету приводятся: протоколы о несоответствиях, заполненные опросные листы и контрольные вопросники. В отчет не следует включать второстепенные недостатки, которые обнаруживаются и корректируются по ходу аудита сведения об этих недостатках должны быть сохранены в аудиторских листках на случай проведения повторных аудитов. Ответственность за точность, полноту и достоверность итогового отчета несет главный аудитор.

Поделиться ссылкой: Основное назначение По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций: Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.

Протокол Протокол — документ , в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи.

Составляем краткий протокол оперативного совещания

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания; Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф. Образцы протоколов совещания Важно Должности не указываются. Если на собрании присутствует более пятнадцати участников, их инициалы и фамилии выносятся в виде приложения к протоколу отдельным списком. Здесь в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы, а для участников от других организаций дополнительно прописывается их должность и наименование места работы. Свое участие в совещании каждый из присутствующих подтверждает личной подписью. Под этим разделом подразумевается перечень вопросов, вынесенных на совещание.

Протоколы совещаний

Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми Текст выступления: Медведев В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать.

Доклады или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? О каком протоколе пойдет речь? В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов. В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии. Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций — протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Пример заполнения протокола внутреннего совещания по качеству

Несоответствие — невыполнение установленных требований. Аудитор должен уметь идентифицировать и классифицировав несоответствие по его значимости. Идентификация несоответствия — установление его принадлежности к определенному виду по признаку невыполнения конкретного требования. Обнаруженное несоответствие может быть отнесено к значительному или незначительному.

Скачать пустой бланк протокола совещания. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

.

Внутренний аудит системы управления качеством — один из ключевых относящиеся к предмету аудита (протоколы, регистрационные журналы, планы качества, Аудиторский лист (проверочный лист) — бланк, в котором аудитор Внимание! По решению главного аудитора вводное совещание может.

Протокол совещания образец бланк

.

Подготовка совещаний и оформление протокола

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Диана

    Извините за то, что вмешиваюсь… Но мне очень близка эта тема. Могу помочь с ответом.

© 2019 ct-tron.ru